Kat Malikleri Kurulu Toplantısı

Kat malikleri kurulu toplantısı, apartman ve site yönetimlerinde önemli kararların alındığı bir genel kuruldur. Toplantıda alınacak kararlar tüm kat malikleri etkilemektedir.

634 Sayılı Kat Mülkiyet Kanunu (KMK)’da kat malikleri kurulu toplantısında alınabilecek kararların niteliğine göre toplantı ve karar nisapları belirlenmiştir. Geçerli bir site veya apartman kat malikleri kurulu toplantısı için çağrı usulü gibi prosedürleri eksiksiz uygulamak gerekir. 

Kat mülkiyeti hukuku alanında uzmanlık gerektiren bir hukuk dalıdır. Av. Sena KOPARAN ŞAFAK, bu alanda uzman bilirkişilik eğitimini tamamlamış ve uzun yıllardır müvekkillerine hizmet vermektedir. Bu içerikte; toplantının yasal çağrı usullerini, karar yeter sayılarını (nisapları) ve karar defterinin önemini detaylıca anlatılmıştır. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çeșitleri: Olağan ve Olağanüstü Toplantı

KMK m.29 uyarınca kat malikleri kurulu toplantısı olağan ve olağanüstü toplantı olarak ikiye ayrılmıştır. Toplantının türü, uymanız gereken çağrı ve tebligat sürelerini değiştirmektedir:

• Olağan Toplantı (Rutin Dönem Toplantısı): Yönetim planında aksine bir zaman belirlenmemişse, her takvim yılının ilk ayı (Ocak ayı) içinde yapılması zorunludur. Toplu yapılarda ise, en geç iki yılda bir yine ilk ay içinde yapılması gerekir. yapılarda (büyük sitelerde) ise bu süre yönetim planında farklı bir hüküm yoksa en geç iki yılda bir yine ilk ay içinde gerçekleştirilir. Bu toplantının asıl amacı geçmiş yılın hesabını görmek ve yeni yönetimi seçmektir.
• Olağanüstü Toplantı (Acil Durum Toplantısı): Apartman veya site yönetiminde acil ve önemli bir konu olması halinde başvurulan yöntemdir. Site çatının çökmesi veya kentsel dönüşüm kararı buna örnektir. Olağanüstü toplantı yapılabilmesi için; yöneticinin, denetçinin veya toplam kat maliklerinin üçte birinin (1/3) yazılı talebi şarttır.

Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Nasıl Yapılır?

Bir apartman veya site genel kurulunun usulüne uygun toplanması ve karar alabilmesi için şu adımları izlemesi gerekir:

1. Adım (Gündemin Belirlenmesi): İlk olarak toplantı sebebinin belirlenip gündemin hazırlanması gerekir.
2. Adım (Toplantı Çağrısı ve Tebligat): Toplantı tarihi, yeri ve gündemi belirlenerek maliklere en az 15 gün önce yasal yollarla bildirilir.
3. Adım (Yoklama ve İmza): Toplantı günü salona gelenlerin kimlik ve vekalet kontrolleri yapılarak hazirun cetveli imzalatılır ve toplantı yeter sayısının (nisabın) sağlanıp sağlanmadığı tespit edilir.
4. Adım (Divan Heyeti Seçimi): Yeter sayı varsa toplantı açılır ve kurulun yönetimini devralacak bir divan başkanı ile kararları yazacak katip seçilir.
5. Adım (Gündemin Görüşülmesi ve Oylama): Belirlenen gündem maddeleri sırasıyla tartışılır; kanunun aradığı yasal karar nisaplarına (çoğunluklara) göre oylamalar yapılır.
6. Adım (Tutanak ve Deftere İşleme): Alınan tüm kararlar ve muhalefet şerhleri toplantı tutanağına dökülür, ardından karar defterine işlenir. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Gündemi Nasıl Belirlenir?

Kat malikler kurulu toplantısının ilk adımı gündemin belirlenmesidir. Kat maliklerine gönderilecek toplantı çağrısında gündemin de belirtilmesi zorunludur. 

Olağan kat malikleri genel kurul toplanasının gündemi; geçmiş dönem faaliyetleri, apartmanın genel giderleri ve yeni yöneticinin seçimine ilişkindir.  Yönetici tarafından hazırlanır ve şu hususlara yer verilir: 

• Divan Heyetinin Seçilmesi: Toplantıyı yönetecek tarafsız bir divan başkası ve toplantıda alınacak kararları yazacak katibin belirlenmesi
• Yönetimin Denetimi ve İbrası: Geçmiş dönemde yönetici veya yönetim kurulunun faaliyet raporu ve yapılan harcamaların kontrol edilmesi. Görev yapan yönetici veya yöneticilerin ibra edilip edilmeyeceği
• Yönetici Atanması: Site veya apartman yönetiminde aynı yöneticilerle devam edilmesi veya farklı yöneticiler atanması
• Yeni Bütçe ve Aidat Tespiti: Gelecek döneme ait tahmini giderlerin (işletme projesinin) görüşülmesi ve yeni aidat miktarının karara bağlanması.
• Dilek, Temenniler ve Kapanış.

Kat malikleri olağan üstü toplantı da ise gündem;

• Toplantı yapılmasına sebebiyet veren acil ve önemli olan konudur. Örneğin, acil tadilat gerekesimi. 
• Toplantı gündemi toplantıya davet eden yönetici, denetçi veya toplantı talep eden 1/3 oranındaki kat malikleri tarafından belirlenir. 

Gündemde Olmayan Konular Toplantıda Görüşülebilir mi?

Kat malikleri kurulu toplantısının olağan veya olağanüstü olmasına göre gündeme bağlılık değişmektedir:

Olağan Toplantılarda: Toplantılarda yöneticilerin ibrası, giderlerin tespiti ve yeni yöneticinin seçimi gibi rutin konular görüşülür. Toplantıda hazır bulunan maliklerin oy çokluğuyla gündeme yeni maddeler (örneğin "bahçe kapısının yenilenmesi") eklenebilir.

• Olağanüstü Toplantılarda: Acil ve ivedi konularda toplantı yapılmıştır. Bu toplantılarda gündeme bağlılık ilkesi katıdır. Kat maliklerin olağanüstü genel kurul toplantısında gündem dışı konuda oylama yapabilmesi için; tüm kat maliklerinin eksiksiz olarak (tam kadro) salonda hazır bulunması ve oy birliğiyle yeni bir maddeyi gündeme almayı kabul etmesi gerekir. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?

Kat malikleri kurulu kararlarında hukuki ihtilafların en büyük sebebi usulüne uygun çağrı yapılmamasıdır. KMK uyarınca, olağan veya olağanüstü olması fark etmeksizin,  kat malikleri kurulu toplantı çağrısı yapılırken şu hususlara dikkat edilmelidir:

• 15 Gün Süre Kuralı: Toplantı tarihinden en az 15 gün önce kat maliklerine toplantı günü, saati ve yeri tebliğ edilmelidir. Burada tebligatın tebliğ edilme süresinin de dikkate alınması gerekir. Kat malikine toplantı çağrısı tebliğ edildiğinde, toplantıya en az 15 gün süre olmalıdır. 
• İkinci Toplantı Gün ve Saati: Kat malikleri kurulu toplantı çağrısında ilk toplantı yapılamazsa, ikinci toplantı gün ve saati belirtilmelidir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 15 günlük süre olması gerekir. 
• Tebligat Yöntemi: KMK madde 29 uyarınca kat malikleri kurulu toplantı çağrısı; kat maliklerine ya imza karşılığı elden teslim edilmeli ya da taahhütlü mektup yoluyla gönderilmelidir. Toplantı davetiyenin apartman panosuna yapıştırma veya WhatsApp grubuna çağrının gönderilmesi geçerli bir çağrı değildir. 
• Gündemin Belirtilmesi: Kat malikleri toplantı çağrısında gündemin açıkça belirtilmesi gerekir. Kat maliki ne hakkında görüşme yapılacağını bilmelidir. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Yeter Sayısı Nedir? 

Kat maliklerin toplantısında toplantı ve karar alma yeter sayıları birbirinden farklıdır. Kat malikleri genel kurulun yapılabilmesi için ilk olarak, toplantıya yeterli sayıda kat maliki katılmış olmalıdır. 

KMK madde 30 hükmü uyarınca, toplanda alınacak karar ve türü fark etmeksizin, toplantının yapılabilmesi yeter sayısını şu şekilde belirtmiştir:

• İlk Toplantıda Yeter Sayı: İlk toplantı için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlası hazır bulunmalıdır. Dikkat edilecek konu; sadece kat malik sayısı değil, arsa payı bakımından da çoğunluk aranır. Örneğin; 50 kat maliki olduğu bir binada 26 kişi toplantıda hazır olduğunu varsayalım.  Söz konusu 26 kişinin ana taşınmazda arsa payı oranı %50’nin altındaysa, toplantı yeter sayısı sağlanmamıştır. 
• İkinci Toplantıda Yeter Sayı: İlk toplantı için yeterli kat maliki katılım sağlamadığı takdirde, ikinci toplantı için yeterli sayı, toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. Artık burada ilk toplantıdaki gibi arsa payı oranında da çoğunluk aranmamaktadır. Yukarıdaki örnekte bu sefer 26 kişinin katılımı toplantı yapılması için yeterlidir. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantıda Kararlar Nasıl Alınır?

Kat malikleri toplantı yapabilmesi için yeterli sayı sağlandıktan sonra, gündemde belirtilen kararların alınabilmesi için yeterli miktarda oy kullanılmış olmalıdır. Buna karar yeter sayısı (nisabı) denilir. Kat malikleri için önem atfedilen konunun niteliğine göre aranan karar yeter sayısında da farklılık göstermektedir.

Kat maliklerin toplantısında aranan çoğunluğa göre kararlar 4’e ayrılmaktadır:

1. Toplantıya Katılanların Salt Çoğunluğuyla Alınan Kararlar

Kat malikleri kurulu toplantısında bazı kararların alınması için toplam daire sahibinin yarıdan fazlası ve bu kişilerin arsa paylarının toplamının da %50'yi gerekir:

• Ortak alanların temizlik, bakım ve onarım masrafları
• Yönetici ve denetçilerin ibrası
• Yıllık genel giderlerin belirlenmesi
• Apartmana ilk kez asansör, engelli rampası veya güvenlik kamerası takılması

2. Tüm Binada Kişi ve Arsa Payı Çoğunluğu Aranan Kararlar

Aşağıdaki hallerde karar alınabilmesi için hem kat malik sayısının salt çoğunluğu geçmiş hem de arsa payı oranında çoğunluğu sağlamış olması gerekir:

• Yeni yönetici veya yönetim kurulunun seçimi,
• Yeni dönem için denetçi atanması,
• Mantolama gibi büyük onarım ve yenilikler
• Merkezi ısıtmadan bireysel ısıtma yöntemine geçilmesi,
• Ana taşınmazda önemli ölçüde onarım ve tadilat masrafları,

3. Beşte Dört (4/5) Çoğunluk Aranan Kararlar

Ana taşınmazın yapısını doğrudan etkileyen konular hakkında yüksek oranda karar yeter sayısı aranmaktadır. Burada arsa payına değil, doğrudan kat maliki sayısının 4/5'nin olumlu oyu oranır:

• Binanın dış cephesinin boyanması
• Yönetim planının değiştirilmesi
• Ana taşınmazda önemli ölçüde onarım ve tadilat masrafları,
• Ortak alanların satışı

4. Oy Birliği (%100) Aranan Kararlar

Tüm kat maliklerini doğrudan etkileyecek ve önemli nitelikte değişiklik getirecek kararlarda tüm kat maliklerinin olumlu oyu aranır. Dikkat edilmesi gereken konu, sadece toplantıya katılan değil, ana taşınmaza kayıtlı tüm kat maliklerin oy birliği aranır:

• Sığınak, otopark, bahçe gibi ortak alanların satılması veya kiraya verilmesi,
• Ana taşınmaza yeni bir bağımsız bölüm eklenmesi,
• Ana taşınmazda mesken olarak gösterilen yerin sinema, tiyatro, pastane gibi yerlere çevrilmesi
• Ana yapının dış cephesine reklam alınması

Toplantıda Oy Kullanma Kuralları 

Kat malikleri kurulu toplantısında oy kullanırken şu hususlara dikkat edilmesi gerekir:

Doğrudan İlgililik Yasağı

Bir kat malikini doğrudan ilgilendiren kişisel bir konu oylanıyorsa, o kat maliki kurulda bulunsa bile oy kullanamaz. Örneğin, yönetici aynı zamanda kat malikiyse, kendisinin ibrasında oy kullanamaz. 

Vekaletname İle Oy Kullanma Sınırı

Bağımsız bölüm sahipleri, kat malikleri kurulu toplantılarında kendilerini temsilen vekil tayin hakkına sahiptir. Bu vekil; kiracı, bir başka kat maliki veya herhangi bir üçüncü kişi olması mümkündür. 

KMK madde 4 hükmünde, kat malikleri kurulunda vekil ile temsil olmada sınır getirilmiştir. 40 ve daha az bağımsız bölüm olan binalarda bir kişi en fazla 2 kişiye vekil olunabilir. 40'tan fazla bağımsız bölümü olan yerlerde ise bir kişi toplam oyların en fazla %5'ini temsilen vekalet alınabilir.

Birden Fazla Dairesi Olanların Oy Sınırı Nedir? (1/3 Kuralı)

Özellikle kentsel dönüşüm süreçlerinde istenilen müteahhitle anlaşabilmek için birden fazla daire satın alınmaktadır. Müteahhitler veya yatırımcılar, zamanla bağımsız bölümlerin mülkiyeti elde edip, kat malikler kurulunda çoğunluğu elde etmeye çalışmaktadır. Ancak, kanunen ne kadar daireniz olursa olsun kurulda oy sayısında sınır mevcuttur:

• Bir kişi bir binada ne kadar çok daireye sahip olursa olsun, tek başına sahip olabileceği oy sayısı toplam oy sayısının üçte birinden (1/3) fazla olamaz. Hesaplamada küsurat çıkarsa, sayı aşağı yuvarlanır.

İntifa Hakkı Sahibi (Kullanım Hakkı Olan) Oy Kullanabilir mi?

İntifa hakkı sahibi bir taşınmazı kullanma ve ondan kira gibi semerelerinden yararlanma hakkına sahip olan kişidir. Örneğin, bir babanın dairenin tapusunu çocuğuna verip, çocuğuna oturma ve kiraya verme hakkı tanıması bir intifa hakkıdır.

İntifa hakkı sahiplerinin kat malikleri kurulunda oy hakkı, kiracılardan farklıdır. İntifa hakkı olması durumunda kurulda oy kullanma hakkı, tapu sahibine değil, intifa hakkı sahibine aittir. İntifa hakkı veren kişinin, intifa hakkı sahibine vekaletname vermesine gerek yoktur. 

Kiracıların Genel Kurulda Oy Hakkı Var mıdır?

Hayır, kiracılar kat malikleri kurulu üyesi değildir. Kiracılar, apartmanda fiilen yaşayan ve aidatı ödeyen kişiler olsalar dahi bu kurulda oy hakkına sahip değildir. Kat mülkiyeti kurulu, mülkiyet hakkına dayalı bir organ olup, kiracıların doğrudan karar alma yetkisi yoktur. 

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Belgeleri: Hazirun Cetveli ve Tutanak

Kat malikleri kurulu toplantısının hukuken geçerli olabilmesi için üç önemli belgenin eksiksiz hazırlanması gerekir:

Apartman Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Hazirun Cetveli Nedir?

Hazirun cetveli, toplantıya katılan kat maliklerinin veya vekillerinin isimlerinin, sahip oldukları daire ve oy oranlarının yazıldığı listenin adıdır. Kat malikleri kurlu toplantısının yeter sayıya uygun yapıldığını ispatlamaktadır. 

Genel kurula katılan kat maliklerinin veya onları temsil eden vekillerinin isimlerinin, sahip oldukları bağımsız bölüm numaralarının ve oy oranlarının yer aldığı resmi katılım listesidir. 

Uygulamada sıklıkla karıştırılanın aksine, hazirun cetveli toplantı sonrasında değil, toplantı salonunun girişinde (toplantı başlamadan önce) katılımcılar tarafından imzalanır.

Bu belgenin temel amacı, Kat Mülkiyeti Kanunu m.30 uyarınca aranan toplantı yeter sayısının (yasal nisabın) sağlanıp sağlanmadığını fiziken ve hukuken ispatlamaktır. Hazirun cetvelinde yer alan site-apartman adı, toplantı tarihi, yeri ve imzaların eksiksiz olması genel kurulun sıhhati açısından hayati önem taşır.

Hazirun cetveli toplantı ve karar yeter sayıların sağladığına yönelik delil oluşturur. Genel kurulda 4 nüsha olarak düzenlenir. Hazirun cetvelinde imza eksikliği bulunması ya da sahte/yetkisiz imza atılması, o toplantıda alınan tüm kararları iptal sebebidir. 

Apartman Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Toplantı Tutanağı Nedir?

Toplantı tutanağı, kat malikleri kurulunda alınan kararların yazılı olarak tutulduğu belgedir. Tutanakta; toplantının yeri tarihi, alınan kararları, olumlu ve olumsuz oylar detaylı olarak yazılır. 

Toplantı tutanağının düzenlenmesinden ve kaleme alınmasından toplantının başında seçilen Divan Heyeti (Divan Başkanı ve Katip) sorumludur. Toplantının tarihi, yeri, gündem maddeleri ve oylama sonuçları tutanağa detaylıca işlenir. Toplantı tutanağı, ıslak imzalı bir şekilde site yönetiminin arşivinde saklanır ve olası bir iptal davasında mahkemeye sunulmalıdır. 

Karar Defteri ve Muhalefet Şerhi Neden Önemlidir?

Genel kurulda alınan kararlar, noter tasdikli Kat Malikleri Kurulu Karar Defterine yazılmak veya yapıştırılmak zorundadır. Ancak burada kat maliklerinin hak kayıplarına uğramaması için bilmesi gereken çok kritik bir hukuki nüans vardır: Toplantıda alınan bir karardan rahatsızsanız ve bu kararı mahkeme eliyle iptal ettirmek istiyorsanız, sadece "Hayır" oyu vermeniz yasal olarak yeterli değildir. 

Karara karşı olan kat maliklerinin, toplantı tutanağını veya karar defterini imzalarken isimlerinin yanına mutlaka "Muhalifim", "Karara olumsuz oy kullanıyorum" veya "Şerh düşüyorum" şeklinde yazılı bir muhalefet şerhi eklemeleri zorunludur.

Nitekim Yargıtay 18. Hukuk Dairesi’nin Esas No: 2004/4523 ve Karar No: 2004/5527 sayılı yerleşik içtihadı uyarınca; kurula katılmasına rağmen karara açıkça yazılı muhalefet şerhi düşmeyen maliklerin sonradan iptal davası açması dürüstlük ve iyi niyet kurallarına aykırı kabul edilmekte ve davaları reddedilmektedir. Bu nedenle hak arama özgürlüğünüzü kaybetmemek adına muhalefet şerhinin usulüne uygun yazılması hayati önem taşır. 

Toplantıda alınan kararların binanın en temel bağlayıcı sözleşmesiyle olan ilişkisini görmek için Yönetim Planı Nedir? Nasıl Hazırlanır ve Değiştirilir? yazımıza göz atabilirsiniz.

Elektronik Ortamda Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Yapılabilir mi?

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte en çok sorulan sorulardan biri budur. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda elektronik toplantı açıkça yasaklanmamıştır. Ancak, toplantı sonunda hazirun cetvelinin ve toplantı tutanağının ıslak imza ile imzalanma zorunluluğu, toplantıların tamamen elektronik ortamda yapılmasını yasal olarak imkansız kılmaktadır. Bu nedenle kararların iptal olmaması için toplantıların fiziki olarak yapılması şarttır.

Usulüne Aykırı Kararların İptali ve Zorunlu Arabuluculuk

Toplantı süreçleri hukuka aykırı yapıldıysa bu kararlar kendiliğinden yok sayılmaz. Yönetim kararı uygulamaya devam edebilir. Kararların tamamen ortadan kaldırılması için Sulh Hukuk Mahkemesi'nde iptal davası açılması zorunludur.

Karar iptali davası açılmadan önce zorunlu arabuluculuk kurumuna başvurulması yasal bir zorunluluktur. Arabuluculukta anlaşma sağlanamazsa dava açılabilir.

Toplantıya katılıp olumsuz oy kullananlar için 1 ay, toplantıya katılmayanlar için kararı öğrendikten sonra 1 ay ve her halükarda karar tarihinden itibaren 6 ay içinde dava açılmalıdır.

Davada tüm kat maliklerinin davalı olarak gösterilmesi gerekir. Mahkeme kararına rağmen haksız uygulamaya devam eden yönetime idari para cezası uygulanır. Eğer mevcut yönetim genel kurulu ısrarla toplamazsa, her bir kat maliki mahkemeye başvurarak "Hakimin Müdahalesini" isteyebilir. Mahkeme, kurulu toplamak üzere geçici bir yönetici veya çağrı heyeti atayabilir.

Usulsüz çağrılarla ve eksik nisaplarla alınan apartman/site yönetimi kararları bir iptal sebebidir. Süreleri kaçırmadan arabuluculuk ve mahkeme süreçlerini başlatmak için Kat Malikleri Kurulu Kararının İptali Davası kılavuzumuzu inceleyebilir; süreç yönetimi için kat mülkiyeti uzmanı Av. Sena KOPARAN ŞAFAK ile doğrudan iletişime geçebilirsiniz.

Sonuç

Apartman ve site toplantılarında usul kurallarına, hazirun cetvellerine ve tutanaklara dikkat etmek sadece bir formalite değil; alınan kararların yasal güvencesidir.

Çağrı sürelerine dikkat edilmeden veya yasal çoğunluklar aranmadan alınan her karar, gelecekte iptal davalarıyla karşı karşıya kalacaktır. Komşularınızla ve yönetimle hukuki sorunlar yaşamamak adına süreçleri bir uzmanın rehberliğinde yürütmek en sağlıklı çözümdür.